Стремясь все успеть, устанавливая новые планы и расписания их исполнения, мы подчас забываем, что объем работы, которую нужно сделать, может быть бесконечным. Если вы хорошо делаете свою работу, неизбежно возникают новые задачи, требующие вашего внимания. Это похоже на бег по ленте транспортера и – думаю, вы со мной согласитесь, – это здорово изматывает. Впрочем, проблема имеет не самое сложное решение.
Есть старая поговорка: «Работай с умом, а не до ночи». Она, на мой взгляд, лучше всего отражает суть тайм-менеджмента и должна служить ориентиром для всех, кто жалуется на хроническую нехватку времени и мечтает добавить в сутки двадцать пятый час.
Как пишут Джим Коллинз и Уильям Лазье в книге «Больше, чем бизнес», работа бесконечна, а время конечно. Объем работы постоянно растет, стремясь занять весь отведенный на него объем времени. Вспомните студенческие годы: многие ли ваши знакомые начинали готовиться к сессии сразу после того, как объявлялось расписание экзаменов? Уверен, большинство откладывало подготовку до последнего момента. А курсовые работы? Вряд ли кто-то садился писать их в начале семестра.
Окончив вуз и начав взбираться по карьерной лестнице, мы переносим студенческие привычки в офис. Мы откладываем выполнение задания до дедлайна, а оформление презентации заканчиваем на бегу в комнату для переговоров. Как справедливо отметил коллега Бочаров в своей декабрьской колонке, «пресс-секретари обещают комментарии через час, а присылают через день, магазины обещают доставку в течение дня, а привозят через сутки, подрядчики гарантируют выполнение работ за неделю, а затягивают на две». Происходит это, конечно, не столько по злому умыслу, сколько в силу неумения правильно распоряжаться своим временем.
Чтобы работа стала продуктивной, нужно управлять временем, а не объемом работы. Чем пытаться переделать все требующие вашего внимания дела, остановитесь на минуту и задумайтесь, на что же уходит ваше время. Вероятно, вам приходится заниматься ненужными проектами, брать на себя неважные дела и участвовать в бесполезных встречах. Стоит ли заниматься всем этим или лучше сосредоточиться на действительно важных и первоочередных задачах? Любой разумный человек выберет второе.
Один из способов заставить себя сосредоточиться, по мнению тех же Коллинза и Лазье – работать меньше. Уинстон Черчилль, которого никто не рискнет упрекнуть в пустой трате времени, занимался живописью, вел активную светскую жизнь, а рабочее время (начинавшееся, как говорят, зачастую после 11 вечера) тратил только на самые важные дела. Почему бы не выбрать Черчилля своей ролевой моделью в том, что касается управления временем?
Сейчас я одновременно занимаюсь не одним и даже не двумя делами. Попробую вспомнить все свои текущие интересы: руководство PR-агентством, подготовка новостей и статей для пары СМИ, обновление нескольких блогов, проведение двух-трех тренингов в месяц, участие в общественных мероприятиях, семья, друзья, сериалы и кошка-социопатка.
Попробовав выделить из списка только профессиональные обязанности (то, за что я получаю деньги), получим, что я трачу на них не больше четырех часов в день. Остальное время я могу посвящать общественной жизни, сериалам и кошке-социопатке. Как такое возможно? Я управляю временем, а не работой.
Если смерть от инфаркта на рабочем офисе не входит в ваши приоритеты, есть смысл придерживаться ровно двух принципов: максимально делегируйте полномочия и ответственность своим сотрудникам или коллегам и расстаньтесь с иллюзией, что можете успеть сделать все. Всех проблем мира одному человеку не решить, а всех денег не заработать. Смирившись с этим правилом, гораздо легче будет отказываться от ненужных проектов, неважных дел и бесполезных встреч.
Эта колонка была опубликована на портале еРабота 14 марта 2008 года.